在運(yùn)輸過程中，并不是將貨物發(fā)完就了事了。與運(yùn)輸代理的溝通最為重要。作為參展商，參加展覽會(huì)每個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)該由專人負(fù)責(zé)，運(yùn)輸也不例外。一些展會(huì)由于內(nèi)部溝通沒有做好，運(yùn)輸公司通常會(huì)有找不到人的情況發(fā)生，這樣很容易耽誤時(shí)間。

靈活應(yīng)對(duì)特殊情況

另外，在運(yùn)輸過程中通常會(huì)有一些意外情況發(fā)生。按照一般展覽會(huì)的慣例，參展的貨物通常是開幕前兩天運(yùn)到，但經(jīng)常會(huì)有例外情況。比如，一個(gè)最典型的例子， 去年在北京中國(guó)國(guó)際展覽中心由中國(guó)紡織工業(yè)協(xié)會(huì)、中國(guó)國(guó)際貿(mào)易促進(jìn)委員會(huì)主辦的第九屆中國(guó)國(guó)際紡織機(jī)械展覽會(huì)(CITM E 2004)舉辦日期是10月12日至16日。該展開幕前，北京市交管部門突然下達(dá)一道規(guī)定，9月25日到10月7日不準(zhǔn)外地車進(jìn)京。由于紡織機(jī)械往往是非 常大型的設(shè)備，光調(diào)試至少就要用上兩天時(shí)間，所以許多企業(yè)都要早早地進(jìn)入場(chǎng)館。所以，作為運(yùn)輸代理的寶川公司，只好通知企業(yè)要么提前運(yùn)展品，要么10月7 日以后再運(yùn)。

北京經(jīng)常會(huì)有一些政治會(huì)議、外事活動(dòng)。在這個(gè)時(shí)期，往往會(huì)有交通管制。而參展商對(duì)此情況通常不了解，但　展覽運(yùn)輸商對(duì) 此經(jīng)驗(yàn)會(huì)更豐富。因此，參展商一定要與運(yùn)輸商緊密聯(lián)系，按運(yùn)輸商的要求辦理相關(guān)手續(xù)。比如進(jìn)京卡車需要各種證件、文件等。為了應(yīng)對(duì)這種情況，一些集裝箱夜 里進(jìn)京，但是展覽中心無人上班，無法卸貨，而且晚上操作的危險(xiǎn)性比較大。如果參展商有特殊情況需要夜里加班，要與運(yùn)輸方溝通好，由運(yùn)輸方負(fù)責(zé)與展覽中心和 搬運(yùn)方協(xié)調(diào)，但是夜里加班費(fèi)用應(yīng)該由參展商支付。

進(jìn)館：迅速有序搬進(jìn)場(chǎng)

在整個(gè)運(yùn)輸環(huán)節(jié)中，進(jìn)館是最緊張的環(huán)節(jié)。很多運(yùn)輸商的項(xiàng)目經(jīng)理都形容，進(jìn)館就像是在打仗。

對(duì)于參展商來說，進(jìn)館時(shí)也要懂得保護(hù)自己的權(quán)益。參展商應(yīng)該找主辦方指定的運(yùn)輸代理搬運(yùn)貨物，但一些展覽會(huì)很多參展商的展品卻是自己運(yùn)進(jìn)展館的。

留心游擊隊(duì)式的搬運(yùn)工

目前，很多展覽館管理不善，展覽館里常常有一些游擊隊(duì)式的搬運(yùn)工。他們看見展商進(jìn)來就蜂擁而上，以極低的價(jià)格承攬搬運(yùn)業(yè)務(wù)。他們的價(jià)格雖然很低，但是服 務(wù)的安全性沒有保證。組展商與指定的展覽運(yùn)輸商都合同在先，如果在搬運(yùn)中出現(xiàn)展品或人員的損傷，參展商可以找組展商要求一個(gè)合理的解決方式。

游擊隊(duì)式的搬運(yùn)工在搬運(yùn)過程中發(fā)生貨物損壞時(shí)，通常的辦法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬運(yùn)工，因此在搬運(yùn)過程中，常常會(huì)有盜竊展品的事件發(fā)生。游擊隊(duì)式的搬運(yùn)工雖然價(jià)格便宜，但是展商圖便宜發(fā)生展品損傷的問題是沒有辦法解決的。
為節(jié)省時(shí)間，進(jìn)館要聽從展覽運(yùn)輸商的安排

由于展覽會(huì)展前準(zhǔn)備時(shí)間非常短，因此，展品進(jìn)館時(shí)間就更顯緊張。所有展商都希望自己第一個(gè)進(jìn)館、第一個(gè)出館，但這是不現(xiàn)實(shí)的。在一些大型機(jī)械展中往往有 這樣的事情發(fā)生，某個(gè)展商的展品很大，其第一個(gè)進(jìn)館并擋在展館中間，之后誰的展品也進(jìn)不去。為了盡量節(jié)約進(jìn)館時(shí)間，參展商應(yīng)該聽展覽運(yùn)輸商的安排，由展覽 運(yùn)輸商憑經(jīng)驗(yàn)統(tǒng)籌安排，通過這種方式盡可能地爭(zhēng)取時(shí)間。

一些特殊展覽，如紡織機(jī)械展需要有測(cè)試的時(shí)間。有的大機(jī)器測(cè)試需要很長(zhǎng)時(shí)間，而競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手又與自己在展會(huì)上同臺(tái)競(jìng)爭(zhēng)，這就考驗(yàn)一個(gè)公司在整個(gè)流程中的現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)和操作能力。

展后：還要溝通運(yùn)輸商

目前，國(guó)際、國(guó)內(nèi)同題材的展覽會(huì)很多，很多企業(yè)經(jīng)常會(huì)希望在一個(gè)展覽會(huì)后再去參加另外一地的展覽會(huì)。這在運(yùn)輸上，也要注意一些問題。

周宇遜告訴記者，如果是本地展品參加多個(gè)展覽會(huì)，問題不會(huì)太大，可以自己找運(yùn)輸公司，也可以將貨物交給此次展會(huì)的運(yùn)輸代理，由他負(fù)責(zé)將貨物發(fā)往新的展覽會(huì)。

進(jìn)口展品事先要與運(yùn)輸代理溝通

如果是進(jìn)口展品，就要事先與運(yùn)輸代理溝通，因?yàn)楹ｊP(guān)監(jiān)管的產(chǎn)品，報(bào)關(guān)手續(xù)比較繁瑣。參展商再到另一地參展需要轉(zhuǎn)關(guān)，比如參展商在北京參加展會(huì)后又要把展 品發(fā)到上海去參加另外一個(gè)展會(huì)，應(yīng)該首先了解這個(gè)展會(huì)是不是海關(guān)監(jiān)管備案的展覽會(huì)。如果有備案，又時(shí)間允許，則可以由北京轉(zhuǎn)關(guān)到上海。

兩邊海關(guān)有時(shí)候可能會(huì)因某個(gè)細(xì)節(jié)有不同意見，因此，轉(zhuǎn)關(guān)文件在辦理時(shí)需要一定的時(shí)間。在這種情況下，如果兩個(gè)展覽會(huì)日期非常相近，一定要提前向運(yùn)輸代理了解可否轉(zhuǎn)關(guān)，如果能轉(zhuǎn)，在此次展會(huì)期間就要提前做好準(zhǔn)備。如果不能轉(zhuǎn)，最好準(zhǔn)備其他的展品參加另一個(gè)展覽。

如果兩個(gè)展覽會(huì)不在同一國(guó)，除了考慮海關(guān)轉(zhuǎn)關(guān)時(shí)間的因素外，還要考慮運(yùn)輸?shù)膯栴}。比如參加完北京的展覽會(huì)再參加新加坡的展會(huì)，如果時(shí)間很接近，最好不要 將展品轉(zhuǎn)關(guān)。很多人認(rèn)為，如果海關(guān)沒問題，北京和新加坡的展覽會(huì)時(shí)間很近也能參展，其實(shí)并非如此。每年某些季節(jié)是航空公司空運(yùn)的旺季，有時(shí)候空港運(yùn)輸太 緊，航空公司不接受訂艙，這樣會(huì)使展品無法及時(shí)運(yùn)抵目的地。