文件材料準(zhǔn)備

在開標(biāo)前，應(yīng)準(zhǔn)備一系列文件材料，以備開標(biāo)時之用。這些文件材料主要包括在招標(biāo)階段、投標(biāo)階段所形成的文件材料和開標(biāo)階段、評標(biāo)階段以及定標(biāo)階段需要使用的文件材料。由于招標(biāo)采購過程是以法定方式和程序進(jìn)行的，其中各個階段所使用的文件材料都應(yīng)該便于查閱和使用，因而所有的文件資料都必須以書面形式準(zhǔn)備并提供。根據(jù)開標(biāo)需要，應(yīng)準(zhǔn)備以下幾類文件資料：

招標(biāo)階段所形成的文件材料。在招標(biāo)階段，由于要編制、發(fā)售招標(biāo)文件等，在這些項工作進(jìn)行過程中，會形成與招標(biāo)采購有關(guān)的一系列文件、材料等書面資料，而這些資料在開標(biāo)、評標(biāo)過程中將要被用到，因此在開標(biāo)前有必要對這些文件、材料進(jìn)行整理、歸集，形成招標(biāo)文件資料。一般來說，根據(jù)招標(biāo)階段的幾個工作環(huán)節(jié)，招標(biāo)文件材料主要有：招標(biāo)文件編制過程中所形成的資料和招標(biāo)文件發(fā)售過程中所形成的文件材料。其中，招標(biāo)文件編制過程中所形成的文件材料主要包括采購人委托項目時所提交的與項目有關(guān)的資料，招標(biāo)采購機構(gòu)在組織項目實施前所編制的采購方案和所歸集的項目資料，在編制招標(biāo)文件時對項目的分析論證資料，招標(biāo)文件底稿以及正式的招標(biāo)文件。招標(biāo)文件發(fā)售過程中所形成的文件資料，主要包括招標(biāo)公告信息發(fā)布資料，響應(yīng)招標(biāo)項目的供應(yīng)商信息，供應(yīng)商提交的資格證明文件材料，對供應(yīng)商進(jìn)行資格審查時的書面記錄及其相關(guān)資料，經(jīng)審查資格合格的供應(yīng)商名單和資格不合格供應(yīng)商名單及其理由說明和文件證明材料，資格審查工作底稿，招標(biāo)文件發(fā)售記錄，組織供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場勘察及對項目解釋答疑記錄，供應(yīng)商對招標(biāo)文件有關(guān)內(nèi)容提出的書面詢問，招標(biāo)組織機構(gòu)因?qū)φ袠?biāo)文件進(jìn)行修改、澄清、補正所形成的補充招標(biāo)文件等。值得注意的是，有關(guān)招標(biāo)文件的發(fā)售記錄，尤其是購買了招標(biāo)文件的供應(yīng)商名單要在一定范圍內(nèi)和一定時期內(nèi)相對保密，以防有可能參與投標(biāo)的供應(yīng)商信息泄露。

投標(biāo)階段所形成的文件材料。招標(biāo)階段之后，所要進(jìn)行的是投標(biāo)，即投標(biāo)供應(yīng)商編制投標(biāo)文件并向招標(biāo)組織機構(gòu)遞交投標(biāo)文件。在這個過程中，由于投標(biāo)供應(yīng)商對招標(biāo)文件的有關(guān)內(nèi)容有疑問而需要向招標(biāo)組織機構(gòu)提出書面詢問，招標(biāo)組織機構(gòu)要對詢問的有關(guān)內(nèi)容作出書面答復(fù)；投標(biāo)供應(yīng)商要向招標(biāo)組織機構(gòu)遞交投標(biāo)文件、交納投標(biāo)保證金，招標(biāo)組織機構(gòu)要接收投標(biāo)文件并向投標(biāo)供應(yīng)商出具簽收證明等，這些工作，都需要有書面的文字記載，而這些書面的文字記載集中起來，就形成了投標(biāo)階段的文件材料。招標(biāo)組織機構(gòu)在開標(biāo)前，必須注意收集這些文件材料，并進(jìn)行歸集整理，以備開標(biāo)時之用。在這些文件材料中，最重要的就是投標(biāo)供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件時的記錄，供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件時的簽名，招標(biāo)組織機構(gòu)在接收投標(biāo)文件時的書面記錄、向投標(biāo)供應(yīng)商出具的簽收投標(biāo)文件的證明、收取投標(biāo)保證金的收據(jù)等。值得注意的是，在投標(biāo)階段，有關(guān)投標(biāo)供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件的資料、記錄等信息，應(yīng)在一定范圍內(nèi)和一定時期內(nèi)相對保密，尤其是要對供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件要妥為保管，以防投標(biāo)文件遺失或者投標(biāo)信息泄露。

開標(biāo)所需要的文件材料。開標(biāo)，有地方和機構(gòu)稱其為開標(biāo)儀式，有些也稱其為開標(biāo)大會或開標(biāo)會，不論叫什么，其形式都是按照招標(biāo)文件的規(guī)定，以一種會議的方式公開舉行，其程序都是法定的。在開標(biāo)時，要公開宣讀投標(biāo)人的投標(biāo)報價以及投標(biāo)文件中的有關(guān)內(nèi)容，宣布一些注意事項，并對評標(biāo)、定標(biāo)作出安排。在這個過程中，需要使用一些書面的、格式化的文件材料，這些文件材料都必須在開標(biāo)前制作、準(zhǔn)備完備。根據(jù)開標(biāo)需要，這些書面、格式化的文件材料主要有：開標(biāo)會場紀(jì)律，開標(biāo)議程，監(jiān)督人員和工作人員以及參加開標(biāo)的領(lǐng)導(dǎo)和來賓以及其它有關(guān)人員名單，開標(biāo)儀式主持詞，工作人員職責(zé)及注意事項，投標(biāo)人注意事項等；如有領(lǐng)導(dǎo)參加并需要領(lǐng)導(dǎo)講話，則還應(yīng)為出席會議并講話的領(lǐng)導(dǎo)草擬準(zhǔn)備講話稿；如有監(jiān)督人員或者監(jiān)證人員參加，則還應(yīng)提前為他們準(zhǔn)備監(jiān)督或監(jiān)證時所使用的相關(guān)文件材料。另外，還需要提前準(zhǔn)備開標(biāo)前到會人員的簽到冊，并為與會人員準(zhǔn)備必要的書面文件、材料等。

評標(biāo)過程所需要的文件材料。評標(biāo)是在開標(biāo)結(jié)束后進(jìn)行的，一般情況下，開標(biāo)結(jié)束之后，接著就要進(jìn)行評標(biāo)，開標(biāo)與評標(biāo)的兩個階段之間沒有時間間隔，因此在開標(biāo)前就要把評標(biāo)時所需要的文件材料準(zhǔn)備完備，以備評標(biāo)之用。根據(jù)評標(biāo)需要，評標(biāo)需要使用的文件材料主要有：評標(biāo)工作安排，評標(biāo)程序，評標(biāo)工作紀(jì)律，評標(biāo)注意事項，評委會工作職責(zé)，評標(biāo)辦法、評分標(biāo)準(zhǔn)、評分表格等，其中最主要的就是評標(biāo)辦法和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評標(biāo)表，這些文件材料已經(jīng)載入了招標(biāo)文件的，則不必另行準(zhǔn)備；如果沒有在招標(biāo)文件中載入，則要另行準(zhǔn)備并向評委會提供。有些地方、有些機構(gòu)還要求評委會成員在評標(biāo)前要簽署廉政承諾書，如有必要，就應(yīng)該在開標(biāo)前把承諾書格式準(zhǔn)備齊備，在評標(biāo)開始前提供給評委會，要求評委會成員簽訂。

定標(biāo)過程所需的文件材料。評標(biāo)結(jié)束之后，招標(biāo)組織機構(gòu)則要根據(jù)評標(biāo)委員會提交的評標(biāo)結(jié)果報告以及評委會推薦的預(yù)中標(biāo)人確定中標(biāo)人。一般情況下，招標(biāo)組織機構(gòu)在定標(biāo)時，應(yīng)依照《政府采購法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》和有關(guān)法律、法規(guī)，并根據(jù)項目招標(biāo)文件關(guān)于定標(biāo)條款的規(guī)定，確定中標(biāo)人。定標(biāo)時所需要的文件材料主要是定標(biāo)原則和定標(biāo)依據(jù)等，這些文件材料一般也在招標(biāo)文件中事先已經(jīng)載明，但有些在招標(biāo)文件只是原則性規(guī)定，如有必要，應(yīng)在開標(biāo)前將其細(xì)化，制定出具體的細(xì)則。在有些地方，規(guī)定招標(biāo)組織機構(gòu)將評委會的評標(biāo)結(jié)果報告提交給采購人，由采購人根據(jù)評標(biāo)結(jié)果報告確定中標(biāo)人；還有些地方，規(guī)定由采購人委托評標(biāo)委員會直接確定中標(biāo)人，或者委托招標(biāo)組織機構(gòu)根據(jù)評委會的評標(biāo)結(jié)果報告直接確定中標(biāo)人，不論采用哪一種方式，都必須在開標(biāo)前將定標(biāo)所需的文件材料準(zhǔn)備齊備。